„In der Deutung liegt die Kraft“

Sie arbeiten bereits mit Kennzahlen, um Ihre Entscheidungen auf einer soliden Basis zu treffen? Sehr gut. Doch wie gehen Sie mit Ihren KPIs (Key Performance Indicators = Kennzahlen) um, nachdem Ihnen diese, idealerweise täglich, bekannt sind? Im folgenden stellen wir Ihnen die drei Prinzipien vor mit denen Sie den größten Nutzen aus Ihren Kennzahlen erzielen können

Prinzip 1: Vollziehen Sie regelmäßig nach, warum sich Ihre KPIs in eine bestimmte Richtung entwickeln

Es scheint offensichtlich, und wird doch zu oft vernachlässigt. Es ist elementar, dass Sie im Detail nachvollziehen können, wie die laufenden Werte Ihrer Kennzahlen entstanden sind. Wenn Sie das nicht tun, verschenken Sie einen Großteil des Potentials Ihrer Kennzahlen.

KPIs sind ein wertvolles Werkzeug für Ihre Unternehmenssteuerung. Sie geben die Resultate der Handlungen und Entscheidung in Ihrem Unternehmen wieder. Um Ihre Entscheidungen, Handlungen und Unternehmensprozesse laufend optimieren zu können, müssen Sie verstehen, an welchen „Schrauben“ Sie drehen sollten, um gewünschte Resultate zu erzielen.

Als Sie die Ermittlung Ihrer Kennzahlen eingerichtet haben (lesen Sie dazu gern unseren Beitrag: Ihr Rezept zum Auswählen der richtigen Kennzahlen für Ihr Unternehmen ) haben Sie sich genau überlegt, welche Faktoren bei den jeweiligen Kennzahlen berücksichtigt werden sollen. Wenn Sie im Tagesgeschäft Ihre KPIs nutzen, sollten Sie überprüfen, wie und welche dieser Einzelfaktoren, bzw. deren Veränderungen, für die aktuellen Kennzahlenwerte verantwortlich sind. Am einfachsten können Sie das, wenn Sie ein automatisiertes Unternehmenssteuerungstool verwenden, bei dem Sie sich, von der jeweiligen Kennzahl ausgehend, mit wenigen Klicks „in die Tiefe“ bewegen können, um Entwicklungen leicht nachzuvollziehen. Bitte beachten Sie dafür auch den Link am Ende dieses Beitrags.

Beachten Sie auch, dass Kennzahlen immer in einem Kontext stehen. Der reine Wert sagt zwar aus, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben. Er sollte jedoch niemals für sich allein stehen. Sonst entwickeln Kennzahlen leicht ein Eigenleben und werden dann gern sogenannte Eitelkeitskennzahlen (Vanity Metrics), bei denen nur noch die Zahl beachtet wird, statt die dahinter stehenden Entscheidungen, Handlungen und Prozesse. Vergessen Sie nicht, dass hinter allen Zahlen letztendlich eben diese Entscheidungen, Handlungen und Prozesse stehen, die von Menschen ausgeführt werden. Sobald Sie Ihre Kennzahlen als das erkennen, was Sie sind, nämlich ein Werkzeug, um bessere Entscheidungen zu treffen und Handlungen und Prozesse zu verbessern, können Sie den größten Nutzen aus Ihnen ziehen.

Eine weitere wichtige Funktion Ihrer KPIs ist, dass sie ein Frühwarnsystem sind. Trends und Entwicklungen können Sie frühzeitig erkennen und gegensteuern. Wenn Sie verstehen, welche Faktoren sich tatsächlich auf deren Werte ausgewirkt haben.

Das trifft zu, wenn Ihre Kennzahlen ungünstige Werte haben. Aber auch, wenn Sie zu gut sind. Das mag zunächst seltsam klingen, doch wird im nächsten Absatz klar werden.

Prinzip 2: Legen Sie „Werte-Bereiche“ fest

Neben den möglichen Werten Ihrer KPIs, die auf Probleme bei Umsatz, Kosten oder Ihrer Produktivität hinweisen, können Zahlen auch zu gut sein. Wenn z.B. Ihre Produktivität ungewöhnlich hoch ist (z.B. Umsatz durch Mitarbeiterstunden im Service oder Verkauf) kann das das Resultat von Kunden sein, die zu lang auf Serviceleistungen oder Verkaufsberatungen warten müssen.

Wenn Sie bei der Planung Ihrer Soll-Werte, nicht nur möglichst hohe Ergebnisse anstreben, sondern Ober- und Untergrenzen festlegen, erkennen Sie Details in Ihren Prozessen, die Ihnen sonst leicht entgehen können.

Wenn Sie Ihre KPIs also differenziert deuten, statt nur auf absolute Einzelwerte zu sehen, entfaltet sich erst ihr volles Potential.

Nachdem Sie die ersten beiden Prinzipien anwenden, sind Sie bereit für das dritte Prinzip.

Prinzip 3: Simulieren Sie die Auswirkung von geänderten Einzelfaktoren

Wenn Sie das o.g. erste Prinzip anwenden, verstehen Sie, wie die laufenden Werte Ihrer Kennzahlen im Detail entstanden sind. Auf der Basis dieses Wissens treffen Sie nun fundiertere Entscheidungen, um bestimmte Ziele zu erreichen. Um Ihre einzelnen Handlungen noch genauer zu definieren, können Sie diese erst einmal „im Trockenen“ simulieren. Drehen Sie virtuell an den Stellschrauben, die Sie als wesentlich erkannt haben. Auch hier kommen wieder nützliche Softwaretools ins Spiel. Mit der simulierten Veränderung Ihrer Bestandsdaten können Sie Entscheidungen und Handlung durchspielen, bevor Sie sie tatsächlich umsetzen.

Werfen Sie gern einen Blick auf  mybiscon.portal. Sie finden dort die Cloud-basierte Lösung, mit der Sie o.g. Prinzipien leicht und mühelos umsetzen können.

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Ihr mybiscon Team