…der Leitgedanke, der Sie beim Ermitteln der effektivsten Kennzahlen begleiten sollte

In unserem letzten Blogbeitrag: „Gründe, die für Kennzahlen sprechen“ konnten Sie lesen warum KPIs (Key Performance Indicators) wichtig für Ihr Unternehmen sind. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die richtigen Kennzahlen auswählen. Bei dem Ermitteln der richtigen Kennzahlen sollte Sie folgender Leitgedanke begleiten: „Ihre Kennzahlen sind der kontinuierliche Gradmesser für den Erfolg allen Handelns in Ihrem Unternehmen“. Der Schwerpunkt liegt dabei auf dem Handeln.

Auswählen von Metriken, die Aktion inspirieren

Die richtigen Kennzahlen sind ein unerlässliches Werkzeug für die wirksame Steuerung Ihres Unternehmens. KPIs messen i.d.R. in Echtzeit den Erfolg spezifischer Aktivitäten der Unternehmensleitung, der einzelnen Abteilungen oder Teams und sogar der einzelnen Mitarbeiter, die diese zur Erfüllung von Unternehmenszielen einsetzen. Und zwar gemessen an einem bestimmten Ziel/Benchmark. Es geht also immer um einen Soll/Ist-Vergleich. Kennzahlen machen den Erfolg des Arbeitseinsatzes sichtbar. Sie stärken und motivieren auf diese Weise Ihre Teams und Mitarbeiter, wenn Ihre Kennzahlen transparent und einsehbar sind. KPIs sind wichtig, weil sich Ihr Unternehmen oder Ihre Teams mit Ihnen auf klare Ziele fokussieren, statt einfach nur „vor sich hinzuarbeiten“, sofern die Ziele eindeutig definiert und leicht verständlich sind. Schon die Identifizierung der richtigen KPIs für Ihr Unternehmen ist für sich genommen eine lohnende Aufgabe, weil sie Ziele nicht nur herausarbeitet, sondern auch Prozesse zu deren Erreichung bewusst ermittelt.

1. Die Zutaten

Definieren Sie Ihre Unternehmensziele
Um die richtigen KPIs auszuwählen, müssen Sie sich über Ihre Geschäftsziele klar sein. Und zwar über Ihren Umsatz und Gewinn hinaus.
Tipp 1: Erstellen Sie jeweils ein Flowchart (Ablaufdiagramm) für den Vorgang Ihrer Leistungserbringung / Ihres Verkaufsvorgangs und ein Flowchart für den gesamten Kontakt-/Kauf- und „Leistungsannahme“-Vorgang aus Kundensicht. So können Sie schnell die kritischen Punkte für eine dauerhafte Leistungs- und Ergebnissteigerung erkennen. Sie können damit auch gut „durchspielen“, was alles schiefgehen kann, um dann an entscheidenden Punkten mit Hilfe von laufend beobachteten Kennzahlen ein „Frühwarnsystem“ zu etablieren, dass Ihnen erlaubt, bei ungünstigen Entwicklungen frühzeitig entgegenzusteuern.
Tipp 2: Kundenkontaktpunkte. Legen Sie eine besondere Aufmerksamkeit auf alle „Berührungen“ Ihrer Kunden mit Ihrem Unternehmen und Ihren Leistungen bzw. Produkten. Denken Sie an die direkte und indirekte Kommunikation, Reklamationen, Produktanwendungen etc.
Tipp 3: Behalten Sie Ihr Unternehmensleitbild, Ihre Mission, im Auge. Haben Sie überhaupt eines? Wofür steht Ihr Unternehmen? Oder besser: wofür sollte es stehen? Von einem klaren Unternehmensleitbild lassen sich leicht spezifische Einzelziele ableiten.
Tipp 4: Unterschiedliche Betrachtungsansätze. Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Was wollen Sie in Zukunft erreichen?
  • Was wollen Sie im Unternehmen bewahren?
  • Was wollen Sie loswerden/abbauen?
  • Was wollen Sie vermeiden?

Tipp 5: Denken Sie in Zielkategorien:

  • Profitabilitätsziele: Gewinn, Umsatz, Absatz, Kosten etc.
  • Entwicklungsziele: Steigerung von Know-How und Kompetenzen
  • Innovationsziele: Prozesse für kontinuierliche Produkt- und Leistungsverbesserungen verbessern
  • Problemlösungsziele: Lösungen und deren Einzelschritte, um bekannte Schwächen und Probleme im Unternehmen zu lösen, z.B. niedrige Mitarbeitermoral oder Servicequalität

Tipp 6: KPIs kommen in drei verschiedene Arten vor: Unternehmens-KPIs, Abteilungs-/Team-KPIs und Mitarbeiter-KPIs. Definieren Sie entsprechend Ziele für jede Unternehmensebene.
Alle diese Tipps und Ansätze führen zu einer umfangreichen Liste von Zielen. Um diese überschaubarer zu machen, können Sie sie einzeln betrachten und Abhängigkeiten erkennen. Sie können „Flaschenhälse“ in Prozessen ausfindig machen, die erfolgsentscheidend sind, und sich so auf einige wenige konzentrieren. Vergessen Sie dabei aber nicht Ziele, die eine gewisse „Strahlkraft“ im Unternehmen entwickeln können, also motivierend wirken.
Nachdem Sie Ihre Liste etwas „eingedampft“, also überschaubar gemacht haben, machen Sie sich an die Feinabstimmung jedes Ziels. Dabei helfen Ihnen diese Richtlinien:

  • Halten Sie jedes Ziel klar und einfach
  • Seien Sie spezifisch, also definieren Sie Ziele genau
  • Seien Sie realistisch
  • Realistisch heißt nicht bescheiden; ein Ziel soll auch eine Herausforderung sein
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele mit Ihrem Unternehmensleitbild übereinstimmen

2. Die Zubereitung

Zwischenziele und ToDo-Listen
Um wirklich praktisch anwendbar zu sein, brauchen Ziele Zwischenziele, also „Milestones“. Milestones definieren konkrete Soll-Werte für Ihre Kennzahlen, deren Erreichung kein Endpunkt ist, sondern die Bestätigung, dass Sie auf dem richtigen Weg sind.
Aus den Milestones lassen sich konkrete Aktionen (ToDos) ableiten, die Abteilungen, Teams und Mitarbeitern klare Aufgaben stellen und das oben genannte „vor sich hinarbeiten“ minimieren, weil sie motivierend wirken.

Machen Sie die Ziele messbar
Die Kenntnis der Geschäftsziele ist eine Voraussetzung für die Auswahl der richtigen KPIs. Das allein reicht aber noch nicht. Um Kennzahlen effektiv einsetzen zu können, müssen die Ziele messbar sein. D.h., Sie müssen sie in einer Zahl ausdrücken können.

Verwenden Sie relative Werte
Arbeiten Sie öfter mit relativen statt mit absoluten Werten, um Ihre Ziele zu quantifizieren. Bei absoluten Zahlen ist die Verlockung groß, dass diese zu sog. „Vanity Metrics“ (Eitelkeits-Kennzahlen) werden und den Fokus auf kontraproduktive Werte legen. Relative Werte (z.B. Zuwachs an Nutzerzahlen, oder Rate der wiederkehrenden Besucher Ihrer Website) animieren zum laufenden Optimieren.

Messen Sie nicht alles, was gemessen werden kann
Messen Sie nicht alles, was gemessen werden kann und passen Sie Ihre Analysetools entsprechend an, um die richtigen Daten zu erfassen. Konzentrieren Sie sich auf eine kleinere, überschaubare Zahlen von KPIs, die Sie leicht im Blick behalten können. Verfallen Sie nicht der Versuchung nur um des Messens Willen zu messen. KPIs sind Werkzeuge und nicht mehr. Im schlimmsten Fall sammeln Sie irrelevante Daten und treffen unklare Entscheidungen.

Tipp: Verwenden Sie quantitative und qualitative KPIs
Wie der Name schon vermuten lässt, messen quantitative Indikatoren, wie z.B. täglich aktive Nutzer oder Einnahmen, quantitative Werte. Diese haben den Vorteil, dass deren Datenbasis auf „harten“ und statistisch leicht belegbaren Fakten beruht. Qualitative Indikatoren, wie z.B. Benutzer-Feedback, helfen Ihnen zu verstehen, warum etwas passiert ist, zum Beispiel, warum Benutzer nicht so zufrieden mit dem Produkt sind wie erwartet. Die Kombination der beiden Arten (quantitativ und qualitativ) gibt Ihnen eine ausgewogene Übersicht darüber, was in Ihrem Unternehmen und auf der Seite Ihrer Kunden geschieht. Es verringert das Risiko, den wichtigsten Erfolgsfaktor aus den Augen zu verlieren: die Menschen hinter den Zahlen, die Personen, die Ihre Leistungen und Produkte kaufen und verwenden.
Qualitative Daten lassen sich „quasi-quantifizierbar“ machen, in dem Sie sie mit Skalen versehen. Ein Kunden-Feedback, bei dem ein Kunde einen Aspekt des Einkaufserlebnisses mit einer Zahl, z.B. von 1 bis 10 bewertet, ist zwar subjektiv. Bei einer ausreichend großen Menge an Feedback zeigen sich dennoch relevante Ergebnisse, die Trends und Entwicklungen deutlich wiedergeben.

3. Den Tisch decken

Visualisieren Sie Ihre Kennzahlen
Sobald Sie die richtigen Kennzahlen für Ihr Unternehmen ausgewählt haben, sollten Sie die relevanten Daten sammeln und regelmäßig analysieren. Eine visuelle Darstellung von KPIs ist ein großartiges Werkzeug für diesen Job. Verwenden Sie in Ihrer täglichen Arbeit ein leicht zu bedienendes Tool wie mybiscon.controllingportal das Kennzahlen automatisch generiert, grafisch übersichtlich darstellt und bei dem Sie sich mit wenigen Klicks durch die dahinter liegenden Ursachen und Abläufe klicken können. Mit der Visualisierung werden Kennzahlen noch greifbarer und können wirksamer im Unternehmen kommuniziert werden.

Trends nutzen
Vergleichen Sie die von Ihnen beobachteten Daten mit anderen Zeiträumen oder Wettbewerbern. Trends ermöglichen es Ihnen, besser zu verstehen, was passiert und die richtigen Maßnahmen zu ergreifen. Wenn ein Rückgang bei einer Kennzahl ein einmaliges Ereignis ist, dann gibt es wahrscheinlich keinen Grund, übermäßig besorgt zu sein. Aber wenn sich ein Trend andeutet, können Sie dessen Ursache ermitteln und frühzeitig Maßnahmen ergreifen.
Hier angekommen, überprüfen Sie noch einmal, ob Sie den Leitgedanken vom Anfang dieses Beitrags bei allen Überlegungen im Hinterkopf behalten haben: „Ihre Kennzahlen sind der kontinuierliche Gradmesser für den Erfolg allen HANDELNS in Ihrem Unternehmen“. Wenn das der Fall ist, werden Sie und die Entwicklung Ihres Unternehmens vom Einsatz Ihrer Kennzahlen schnell profitieren.
Wir möchten Ihnen die Auswahl der geeigneten Kennzahlen für Ihr Unternehmen noch leichter machen. In den folgenden Blogbeiträgen werden wir Ihnen immer wieder Listen von effektiven Kennzahlen aus verschiedenen Bereichen vorstellen. Abonnieren Sie am besten unseren kostenlosen Newsletter, um sofort informiert zu werden, sobald neue Beiträge erscheinen.
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Ihr mybiscon Team