Ein intelligentes Frühwarnsystem für Ihr Unternehmen

Erinnern Sie sich noch an eines der Themen, die bei den Olympischen Spielen 2012 in London durch die Medien gegangen sind? In London hat man es geschafft die Neukonstruktion von ca. 100 Gebäuden vier Monate früher als geplant und rund eine Milliarde Euro unter Budget fertig zu stellen. Verantwortlich für das Projektmanagement war damals übrigens ein deutscher Projektmanager, Klaus Grewe.

Was war sein „Erfolgsrezept“? Es war eine außerordentlich detaillierte Planung mit einem besonderen Augenmerk auf das Risikomanagement:

Das Gesamtprojekt wurde mit Blick auf die unterschiedlichen Abhängigkeiten untereinander auf einzelne Teilbereiche heruntergebrochen, diese wiederum in noch kleinere Bereiche, bis hinunter zu den tatsächlichen Einzeltätigkeiten. Diese wurden mit den wirklichen Handelnden und Ausführenden im Detail betrachtet. Dabei wurde für jede kleine Aufgabe die Frage gestellt: „was könnte dabei schlimmstenfalls schiefgehen und wie müsste darauf reagiert werden? Welche zusätzlichen Kosten und welchen zusätzlichen Zeitaufwand hätte das zur Folge? Welche Auswirkungen hätte das auf andere Teilaufgaben des Projektes? Wenn Sie in Kategorien denken wie: eine bestimmte Schraube ist plötzlich nicht lieferbar oder ein frisch betonierter Boden weist gravierende Fehler auf, und muss wieder aufgebrochen werden, dann verstehen Sie die Detailliertheit der Planung am Londoner Olympia-Projekt.

Das Olympiastadion, das eines der teuersten Bauwerke im Projekt gewesen ist, wurde in ungefähr 350 Vorgänge unterteilt. Es war „einfach“ zu bauen und bestand zu einem großen Teil aus sich wiederholenden Aufgaben, so dass es keine besonderen Schwierigkeiten gab. Eine Wasserleitung, die „nur“ 170.000 Pfund gekostet hat, hatte dagegen viertausend Vorgänge, weil es dabei viele Überschneidungen mit anderen Teilprojekten gegeben hat.

Ohne eine fundierte Projektplanung kann Risikomanagement nicht funktionieren. Nur so können möglichst viele Risiken überhaupt identifiziert werden.

Auch wenn es bei Ihnen wahrscheinlich nicht um ein neun Milliarden Euro Projekt geht, können Sie aus diesem Ansatz viel für Ihren Betrieb und Ihre Arbeit lernen, was den Erfolg für die Planung, Entscheidung und Umsetzung aller Handlungen in Ihrem Betrieb betrifft. Führen Sie ein Risikomanagement als Routinevorgang ein, das mit einem automatisierten Frühwarnsystem den Erfolg in Ihrem Unternehmen sichert.

So sollten Sie dabei vorgehen:

Abhängigkeiten

Wenn Sie den Erfolg eines Projektes absichern wollen, sollten Sie zunächst bestimmen, wo dieses Projekt im Gesamtkontext Ihres Unternehmen steht. D.h., welche Abhängigkeiten gibt es, welche Bedeutung hat der Erfolg des Projektes für den gesamten Betrieb, welche Ressourcen sind davon betroffen etc. .

Zieldefinition

Wie Sie schon in unseren vorigen Blogbeiträgen lesen konnten, bestimmen Sie genau, welches Ziel Sie erreichen wollen und wann. Das weitere Vorgehen wird Ihnen zeigen, ob dieses Ziel realistisch ist. Eine gute Planung wird in manchen Fällen zwangsläufig dazu führen, dass Sie erkennen, dass ein Ziel oder auch ein ganzes Projekt in der geplanten Form nicht realistisch ist. Mit der Anerkennung eines solchen möglichen Planungsresultates beginnt bereits ein effektives Risikomanagement.

Sie legen Etappenziele, sog. Milestones, fest, die aufgrund Ihrer Bedeutung für den Projektfortschritt, jedes für sich bereits eine motivierende Wirkung haben.

Es folgen die eigentlichen Schritte zum etablieren eines effektiven Risikomanagements und Ihres Frühwarnsystems:

Schritt 1: Risiken ermitteln und benennen

So wie am Londoner Beispiel beschrieben, “gehen” Sie ins Detail, um alle möglichen Risiken genau zu bestimmen. Hierbei sind Transparenz und Ehrlichkeit aller Beteiligten gefragt. Wie erreichen Sie diese?

Wenn Sie beispielsweise ein Software-Projekt in Vorgänge unterteilen, und zwar nicht in z.B. fünf übergeordnete Vorgänge , sondern in 50 oder 500 kleine Vorgänge, und diese kleinen Vorgänge mit Kosten und Risiken bewerten, dann sind die Chancen, an den Einzelpositionen etwas zu „verschönern“ stark reduziert, weil z.B. die Programmierung eines kleinen Teilaspektes erfahrungsbedingt schon recht genau abgeschätzt werden kann. Die Summe der kleinen Zahlen ist dann bereits ziemlich realistisch.

Schritt 2: Schadenspotenzial der Risiken abschätzen

Die Risiken ermitteln Sie im Dialog mit denen, die im Tagesgeschäft an der Umsetzung beteiligt sind. Die Fragen, die Sie sich bei jedem Teilaspekt immer wieder stellen lauten: Was könnte schlimmstenfalls schiefgehen und welche Auswirkung hätte das? Welche Kosten und welcher Zeitaufwand wären für Korrekturen notwendig?

Schritt 3: Eintrittswahrscheinlichkeit der Risiken abschätzen

Auch hierbei kommen die besten Information von den „alten Hasen“ aus dem Tagesgeschäft. Diese wissen am besten wie häufig Schwierigkeiten auftreten.

Schritt 4: Faktoren und Beobachtungsbereiche ermitteln

Ermitteln Sie woran sich Detailverzögerungen und -schwierigkeiten zuerst bemerkbar machen, und wo das in messbarer Form geschieht. Dinge, die Sie über Ihre Software Systeme (Buchhaltung, Warenwirtschaft, Personalabrechnung, Marketing- und Vertriebssoftware, Webanalytics etc.) ohnehin erfassen. Nutzen Sie die Daten, die Sie ohnehin laufend automatisch im Betrieb erfassen.

Da diese sich oft wechselseitig bedingen oder beeinflussen ist es sinnvoll System- und Abteilungsübergreifend zu denken.

Wenn Sie ein zeitgemäßes Unternehmenssteuerungstool einsetzen, können Sie diese wechselseitigen Abhängigkeit leichter erkennen und nutzen. Diese Tools setzen auf Ihre Bestandssoftware-Systeme auf ohne diese zu verändern. Sie sammeln, aufbereiten und analysieren alle Daten laufend automatisiert und geben Ihnen in Form von Grafiken und Kennzahlen einen genauen und mühelosen Überblick. Mit wenigen Klicks können Sie sich von den Kennzahlen „in die Tiefe“ klicken, um im Detail zu ermitteln, welche Entscheidungen und Handlungen zu bestimmten Ergebnissen geführt haben, um Ihre weiteren Entscheidungen und Handlungen anzupassen.

Schritt 5: Frühwarnindikatoren ermitteln bzw. festlegen

Wenn Sie ermittelt haben, woran sich das Eintreten eines bestimmten Risikofalles messbar ablesen lässt, fassen Sie diese Faktoren, bzw. deren messbare Werte in Kennzahlen zusammen.

Eine Kombination von Werten aus unterschiedlichen Softwaresystemen und Abteilungen ist dabei nützlich. Wenn Sie Werte aus Warenwirtschaft, Buchhaltung, Personalplanung und z.B. Fertigung in Relation zueinander setzen, diese in Kennzahlen übersichtlich (idealerweise laufend automatisch) berechnen, können Sie über einen Zeitverlauf jederzeit ungünstige Tendenzen erkennen.

Schritt 6: Eingriffswerte festlegen

Legen Sie Ober- und Untergrenzen für Ihre Kennzahlenwerte fest, die Ihre Aufmerksamkeit und Ihr Handeln erfordern.

Schritt 7: Automatisiertes System zum Monitoring und Reporting der Werte implementieren

Ein großer Teil der oben beschriebenen Aufgaben gehört zum Arbeitsalltag von Controllingabteilungen. Doch noch immer sind die Arbeitsabläufe dort sehr oft alles andere als mühelos und automatisiert. Auf eine Anfrage von der Geschäftsleitung oder einer Fachabteilung “ziehen” Controllingmitarbeiter Zahlen aus einzelnen Softwaresystemen, inkl. SAP, fügen diese in Excel ein, und berechnen dort die benötigten Kennzahlen, die dann in einem Reporting an den Adressaten im Unternehmen weitergeleitet werden.

Besser und erheblich schneller ist der Einsatz eines automatisierten Softwaretools, das dem Controller viele Arbeitsschritte erspart und dem Empfänger einen direkten, auch Cloud-basierten, Zugang zu den Kennzahlen und den zugrunde liegenden Daten ermöglicht. Da diese Systeme keine großen Investitionen mehr erfordern können sie auch von kleineren und mittelgroßen Unternehmen eingesetzt werden.

Wenn Sie ein solches Werkzeug aus der Nähe betrachten wollen, werfen Sie gern einen Blick auf mybiscon.controllingportal (Link zur Produktseite) oder vereinbaren Sie gleich eine „Führung“ am Telefon unter: 040 / 77 18 508 – 0.

Noch ein Tipp:

Machen Sie das Frühwarnsystem transparent für alle beteiligten Mitarbeiter
Insbesondere Mitarbeiter, deren tägliche Arbeit einen direkten oder indirekten Einfluss auf die Entwicklung der Werte und Kennzahlen hat. Das steigert die Eigenverantwortung und das Engagement der Mitarbeiter.

Abschließende Überlegung

Der oben beschriebene Vorgang klingt aufwendig? Das ist er. Doch vergleichen Sie das mit dem Aufwand, den Sie haben, wenn Sie merken, dass Ihre Planung nicht mit der Realität mithalten konnte und Sie enorme Ressourcen aufwenden müssen, um Dinge wieder “gerade zu biegen”, falls das noch möglich ist. Außerdem reduziert sich Ihr Planungsaufwand schnell durch Erfahrung.

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Ihr mybiscon Team