Warum Sie Soll-Ist-Vergleiche bewusster einsetzen sollten

 

 

 

Im Folgenden Blogbeitrag erfahren Sie, was regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche für Ihr Unternehmen tun können und wie Sie diese mit ein paar klaren Schritten auf eine sinnvolle Basis stellen.

 

 

 

Sicher haben Sie auch schon einmal die Redewendung gehört, dass der Unterschied zwischen einem Traum und einem Ziel ein gesetzter Termin ist. Und um Ziele zu erreichen, helfen Zwischenziele, sogenannte Meilensteine. Ein Meilenstein ist dann effektiv, wenn er so klar definiert ist, dass Sie eindeutig bestimmen können, ob er erreicht wurde oder nicht.
Inhaltlich Sinn macht ein Meilenstein, wenn er nicht bloß ein beliebig gewählter „Zwischenwert“ auf dem Weg zum eigentlichen Ziel ist, sondern für sich genommen als ein Trittbrett für weitere Entscheidungen und Handlungen dient. Oder anders ausgedrückt, wenn das Erreichen dieses Meilensteins eine Voraussetzung für die folgenden Entscheidungen und Handlungen ist.

 

Denn bei allen betrieblichen Maßnahmen geht es immer auch um Menschen. Sowohl auf der Kunden- als auch auf der Mitarbeiterseite. Ein Meilenstein hat ein großes Motivationspotential. Wenn sein Erreichen von entscheidender Bedeutung für weitere Handlungen ist, besitzt er von vornherein eine leicht vermittelbare Wichtigkeit und damit eine Strahlkraft, die es leichter macht, die „gesamte“ Mannschaft unter einem realistischem aber ambitionierten Ziel zu vereinen.

 

Zurück zu den messbaren Zahlen. Ein Soll-Ist-Vergleich stellt einfach nur fest, ob Sie Ihre Zielvorgaben zu den vorher vorgegebenen Zeitpunkten erreicht haben. Bzw., in welchem Maße Sie davon abgewichen sind. Deshalb ist ein effektiver Soll-Ist-Vergleich auch eine sogenannte „Abweichungsanalyse“, die voraussetzt, dass sowohl Soll- als auch Ist-Werte eindeutig definiert und gemessen werden (können). Dazu weiter unten mehr.

 

Zwei Gründe für Soll-Ist-Vergleiche:

 

1. Unmittelbare Optimierung von Entscheidungen und Handlungen
2. Wichtige Lernerfolge für zukünftige Maßnahmen und Zieldefinitionen

 

Unmittelbare Optimierung von Entscheidungen und Handlungen

 

On- und Offline-Märkte bewegen sich immer schneller. So wie Arbitragehändler an den Börsen kleinste Kursbewegungen an den internationalen Börsen für profitable Abschlüsse nutzen (wenn Sie erfolgreich sind), so können Sie, auf etwas weniger hektische Weise, Tendenzen in Ihrer Liquidität, im Kundenverhalten, Ihrer Produktivität, Ihrer Sortimentspopularität etc. frühzeitig erkennen und sie zu Ihrem Vorteil nutzen, wenn Sie diese mit, idealerweise automatisierten, Soll-Ist-Vergleichen im Blick behalten.

 

Der kleine Bruder von Meilensteinen sind Kennzahlen, mit denen Sie im besten Fall laufend in Echtzeit messen, ob Sie sich auf dem richtigen Weg befinden, und wo Optimierungsbedarf besteht.

 

Nur wenn Sie Soll-Ist-Vergleiche zum selbstverständlichen Teil Ihres Tagesgeschäftes machen, haben Sie einen objektiven Überblick über den Erfolg Ihrer Entscheidungen und Handlungen und damit ein wirkungsvolles Steuerungsinstrument.

 

Wichtige Lernerfolge

 

Es reicht natürlich nicht nur Abweichungen von Ihren Zielvorgaben zu ermitteln. Damit Sie diese zur Optimierung Ihrer Entscheidungen und Handlungen einsetzen können, ist es nötig, zu verstehen, was im Detail zu diesen Abweichungen geführt hat, und in welchem Maße diese Einflussfaktoren eine Rolle gespielt haben.

 

Klassisches Controlling dokumentiert die Abweichungen. Analytics zeigt die Gründe dafür auf. Wenn Sie beides verbinden, haben Sie nicht nur die Möglichkeit, sehr detailgenau bei Ihren Handlungen nachzubessern, sondern auch langfristige Lernerfolge mitzunehmen. Das hilft Ihnen bei zukünftigen Entscheidungen und erhöht laufend Ihre Entscheidungskompetenz.

 

Zwischenfrage: Warum werden Soll-Ist-Vergleiche und deren Lernpotenziale gerade in mittelständischen Unternehmen nicht konsequenter genutzt?

 

Das hat vor allem zwei Gründe:

 

Ein Teufelskreis: Sie werden von ihrem Tagesgeschäft überrollt. Für Maßnahmen wie die Soll-Ist-Analyse, die durch die Optimierung von Arbeitsabläufen auch gerade diesen Teufelskreis durchbrechen könnten, bleibt immer weniger Zeit, bzw. Sie nehmen sich immer weniger Zeit dafür. Wenn Sie sich zu unbedeutende oder banale Zwischenziele als Meilensteine setzen, trägt das mit dazu bei, dass Ihrer Erreichung immer weniger Beachtung geschenkt wird.

 

Grund Nummer zwei: Ein Mythos: Laufende Soll-Ist-Vergleiche und eine sehr detaillierte Planung mit kontinuierlicher Entscheidungs- und Handlungsoptimierung kosten Zeit und Mühe. Sie werden in einigen Betrieben als ein Luxus gesehen, den man sich nicht leisten kann. Entweder, weil es einem gerade so gut geht, dass man kaum mit der Auftragsabwicklung hinterher kommt, oder weil die Probleme so dringend sind, dass man für dieses „Extra“ keine Zeit hat. Wobei tatsächlich für beide Situationen gleichermaßen ein konsequenter Soll-Ist-Vergleich ein Teil der Lösung ist.

 

Soll-Werte festlegen

 

Wenn Sie an anderer Stelle über Soll-Ist-Vergleiche lesen, wird kaum darauf eingegangen, wie Sie Ihre Soll-Werte denn am besten definieren, bzw. deren Erreichung möglichst effizient ermitteln.

 

Die folgende, auf die einfachsten Schritte zusammengefasste Methode gilt sowohl für einzelne Detailwerte wie auch für Ziele, die das gesamte Unternehmen betreffen.

 

Als Startpunkt sollte ein ehrgeiziges aber realistisches Ziel für einen nicht zu nahen, aber noch greifbaren Zeitraum liegen, z.B. ein Jahr.
Dieses Ziel brechen Sie herunter auf entscheidende Meilensteine mit Eigenschaften, wie weiter oben im Beitrag beschrieben.
Sie ermitteln welche kleinen „Einzelhürden“ zum Erreichen dieser Meilensteine genommen werden müssen.
Sie entscheiden, mit welchen Handlungen und Maßnahmen Sie diese Hürden überwinden wollen.
Sie schätzen ein, wieviel Zeit Sie für die Umsetzung dieser Handlungen benötigen, welche und wieviele Ressourcen Sie dafür brauchen und wer im Detail die Mitarbeiter sind, die letztendlich diese Handlungen umsetzen und damit verantwortlich sind.
Erst jetzt können Sie realistisch einschätzen, zu welchen Zeitpunkten die einzelnen Meilensteine erreicht werden sollen.
Sie führen Kennzahlen ein, die Ihnen den Überblick über den wirklichen Stand in der Umsetzung und den Erfolg erheblich erleichtern. Diese Kennzahlen sollten laufen automatisiert ermittelt werden, damit Sie für Anpassungen im Tagesgeschäft eingesetzt werden. Sie haben damit außerdem ein Frühwarnsystem für ungünstige Entwicklungen und können gegensteuern, bevor ernsthafte Probleme entstehen.

 

Ist-Werte ermitteln

 

Je zeitnaher Sie Soll- und Ist-Werte vergleichen können, desto „agiler“ können Sie sein. D.h., desto schneller und flexibler können Sie auf schon kleine Entwicklungen in Ihrem Markt, bei einzelnen Kunden, in Ihrer Produktivität, Ihrer Liquidität etc. reagieren.

 

Die Feststellung von Ist-Werten ist die Domäne des Controllings. In vielen Controllingabteilungen sieht der Arbeitsalltag so aus, dass auf eine Anfrage hin, z.B. von der Geschäftsführung oder vom Marketing, Daten beispielsweise von Ihrem SAP System in Excel importiert werden. Dort werden sie aufbereitet, um schließlich präsentiert zu werden (Reporting).

 

Zwischen Anfrage und Reporting können schon einmal ein, zwei oder noch mehr Tage vergehen. Die Schwierigkeit ist, dass Sie im Unternehmen mehrere „Dateninseln“ haben, und dass Datensammlung und Datenaufbereitung getrennt sind. Von einer Datenanalyse haben wir noch gar nicht gesprochen. Datenanalyse heißt, dass Sie nicht nur z.B. Kennzahlen präsentiert bekommen, sondern auch leicht im Detail nachvollziehen können, wie und warum (durch welche Entscheidungen und Handlungen) es zu Ihren Ergebnissen gekommen ist.

 

Neue Softwaretools schaffen da Abhilfe. Tools, die auf Bestandssysteme wie Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaftssystem, Personalplanung, Vertriebsplanung, Webanalytics aufsetzen, ohne diese zu verändern. Diese Tools sammeln Daten aus allen Systemen, bereiten diese auf und präsentieren Ihnen die Ergebnisse grafisch und mit Kennzahlen. Mit wenigen Klicks können Sie sich von dort in die „Tiefe“ klicken, um zu verstehen, was zu den Ergebnissen geführt hat. Diese Tools sind jetzt für Controllingabteilungen, die so schneller und effizienter arbeiten können, genauso verfügbar, wie für kleine und mittelständische Unternehmen, die sich (noch) keine Controllingabteilungen leisten können.

 

Wenn Sie einen Blick auf ein solches effizientes und zeitgemäßes Tool werfen wollen, besuchen Sie gern das mybiscon.portal.

 

Sind Sie bereits ein „Sol(l)ist“, oder haben Sie nach diesem Betrag erkannt, welche Vorteile Sie dadurch hätten? Wir freuen uns über Ihren Kommentar weiter unten. Abonnieren Sie auch gern unseren Newsletter, um über neue Beiträge informiert zu werden.

 

Ihr mybiscon Team